U-MAIL邮件系统怎样设置邮件监控？

U-MAIL邮件系统如何设置邮件监控

U-MAIL邮件系统是一款功能强大、安全性高的企业邮箱解决方案，适用于政府、教育、企业集团等多种机构。它不仅提供了基础的邮件收发功能，还具备邮件监控、备份、审计等多种高级功能，有助于企业全面管理员工的邮件通信，防止信息泄露和误删等问题。本文将详细介绍如何在U-MAIL邮件系统中设置邮件监控。

一、邮件监控的意义

邮件监控对于现代企业来说至关重要。通过监控邮件，企业能够及时发现和防范内部信息泄露、防止商业机密外泄，同时确保员工合规使用邮件系统。U-MAIL邮件系统的邮件监控功能，可以全面监视公司所有员工的邮件通信，包括Outlook和Webmail，即使员工删除了邮件，系统依然会有备份。这一功能能够确保企业邮件数据的安全性和完整性。

二、设置邮件监控的步骤

1. 创建监测审计业务邮箱账号

首先，需要在U-MAIL邮件系统中创建一个专门的监测审计业务邮箱账号。这个账号通常命名为“secmail”，用于接收备份邮件。

步骤：

进入邮箱管理菜单。

创建一个新的邮箱账号，命名为“secmail”。

2. 系统配置与邮件监控设置

接下来，需要在系统配置菜单中设置邮件监控。

步骤：

点击系统配置菜单，选择“邮箱监控设置”。

通常需要配置两条规则：收信监控和发信监控。

3. 收信监控设置

步骤：

选择监控类型：收信监控。

选择监控通道：默认选择所有通道（包括外网和内网）。

被监控邮箱：输入需要审计的邮箱账号（或者跳过，在监控部门处配置）。

被监控部门：选择需要监控的部门。

接收邮箱：选择前面创建的“secmail”账号。

邮件存储路径：不填。

邮件搬家：不监控。

状态：启用。

点击保存。

4. 发信监控设置

步骤：

选择监控类型：发信监控。

其他设置与收信监控相同。

点击保存。

5. 动态标记系统设置

U-MAIL邮件系统提供了基于内容关键字、邮件地址、标题等条件的动态标记系统，可以实时标志出管理人员需要关注的电子邮件。

步骤：

登录域管理后台（admin）。

在“邮件监控管理”区域选择“添加邮件监控”。

设置规则名称、监控范围、满足条件等。例如，设置一条策略，如果邮件中收件人地址包含@qq.com，则将邮件复制到test@domain.com邮箱中。

关键字等标记条件可以由公司、部门管理人员随时设定和修改。

6. 内容过滤器设置

内容过滤器可以进一步细化和增强邮件监控的功能。通过内容过滤器，可以基于邮件的内容、发件人、收件人等信息设置复杂的监控规则。

步骤：

登录系统管理后台（system）。

进入“安全”->“内容过滤器”。

勾选“启用内容过滤器规则处理引擎”，并点击“新建”按钮增加一条规则。

设置规则名称、条件、动作等。例如，如果TO头包括某个特定地址，则复制邮件给指定的用户。

设置完成后点击“保存”。

三、邮件监控的高级应用

1. 多条件监控

U-MAIL邮件系统支持添加多个监控条件，并且可以对这些条件进行逻辑组合（如“并且”、“或者”等），以满足复杂的监控需求。

示例：

设置一条规则，如果邮件的发件人地址包含@example.com，或者收件人地址包含@company.com，则将邮件复制到监控邮箱中。

2. 邮件地址域监控

通过监控特定域名下的邮件，企业可以更好地管理对外通信。

示例：

设置一条规则，如果邮件的发件人或收件人地址包含某个特定域名（如@competitor.com），则将邮件复制到监控邮箱中。

3. 全文检索与备份

U-MAIL邮件系统支持信件内容全文检索，方便管理人员快速查找特定邮件。同时，系统能够备份公司电子邮件系统处理的所有邮件，可以按照日期、部门、员工等条件进行邮件备份和还原。

步骤：

登录系统管理后台。

在邮件监控管理区域，查看已备份的邮件。

使用全文检索功能，快速查找特定邮件。

四、邮件监控的注意事项

1. 合法性与合规性：在进行邮件监控之前，企业应确保遵守相关法律法规，并获得必要的授权。

2. 隐私保护：监控邮件时，应尊重员工的隐私权，避免过度监控。

3. 数据安全：监控邮件的数据应妥善保管，防止泄露。

4. 合理使用：邮件监控数据应仅用于合法、合规的目的，如防止信息泄露、调查内部违规行为等。

五、总结

U-MAIL邮件系统的邮件监控功能为企业提供了一种全面、高效的管理手段。通过合理设置邮件监控规则，企业能够确保邮件数据的安全性和完整性，及时发现和防范内部信息泄露，同时提升员工合规使用邮件系统的意识。在实际操作中，企业应遵循合法、合规、隐私保护等原则，合理利用邮件监控数据，为企业的稳健发展提供有力保障。